Będąc dzieckiem uwielbiałem oglądać Asterixa i Obelixa. Ich przygody w Rzymie pomogły mi zrozumieć, że złożone, przeprocesowane systemy to nic przyjemnego – generują marnotrawstwo (waste) i utrudniają życie.
Ten post to trzeci post z serii, w której poruszam problem manortrawstwa. Jeśli chcesz się dowiedzieć, czym ono jest przejdź do tej strony.
Wspomniane przygody tych dwóch Galów można obejrzeć w poniższym fragmencie, jednego z ich epizodów. Chcą coś załatwić, ale droga przez urzędniczy system jest mozolna i zdaje się nie mieć końca.
Asterix i Obelix ostatecznie obchodzą system. I my też tak często robimy w życiu zawodowym – omijamy reguły, które wydają nam się bezzasadne, których sensu nie rozumiemy i uznajemy za nadmierne przeprocesowanie.
Od kiedy pamiętam widziałem świat w ten sposób. Mimo to, wiele razy w życiu szukałem rozwiązań, które kipiały od przeprocesowania. Po pierwsze, dużo czasu minęło zanim w pełni zrozumiałem istotę problemu marnotrawstwa. Dostrzegałem tylko bardzo wyraźne jego przejawy. Po drugie, to bardzo proste wymyślić rozwiązanie poprzez wprowadzenie kolejnej procedury, zasady itd. Ponieważ jest to łatwo dostępne podejście, to chętnie z niego korzystamy.
Przykład przeprocesowania – statusy projektów
Podam Ci przykład, który kiedyś widziałem. Dyrektor chciał wiedzieć jaki jest status projektów, czy są jakieś problemy, ryzyka itd. W sumie dość oczywista potrzeba 😁 Poprosił zatem swojego podwładnego (tu jako Kierownik) o informowanie, regularnie, o postępach w projektach. Kierownik poprosił natomiast swoich podwładnych, 3 Liderów, o dostarczanie takich informacji. Liderzy woleli nic nie przegapić, więc poprosili swoich Pracowników, których przypadało po 8 dla każdego z liderów. Pracownicy przekazywali informacje do lidera. Brali je z ogólnie dostępnego systemu oraz głowy. Lider zbierał wszystkie w jedną wiadomość i kierował ją do góry itd. Jedna prośba od Dyrektora do Kierownika i zaangażowano dodatkowo 27 osób.
Końcowy raport wyglądał jak esej. Wyobraź sobie, że każdy dodawał po 2 linijki od siebie – bankowo wyjdzie około 1 kartki A4. Użyteczne? Nie bardzo. Co jeszcze “piękniejsze” – ostatecznie nikt prawie tego nie czytał, bo forma i rozmiar były w ogóle nieużyteczne. A wiesz co lepiej działało i co wszyscy robili? Rozmowy 😎
Nowy proces czy optymalizacja starego? A może usunięcie?
Jest jeszcze jedna pułapka. Gdy rozwiązujemy problemy, często tworzymy nowe procesy. Może czasem będzie to konieczne, ale wiele razy okaże się, że powodujemy w ten sposób dużo szkód. A wystarczyło tylko delikatnie nasmarowanie istniejącego mechanizmu.
Nowy proces = nieznane problemy.
Stary proces = znane problemy.
Duże zmiany = duże ryzyko.
Małe zmiany = małe ryzyko.
Wprowadzając zupełnie nowe rozwiązania, bardzo łatwo o stworzenie dodatkowego marnotrawstwa. Im większe procesy, tym łatwiej o problem. Z tego tytułu, często zastanawiam się jak można proces poprawić, zanim pomyślę o jego całkowitej przebudowie. Koszty też są inne – wymiana fragmentu “systemu” to mniejszy koszt niż wprowadzanie rewolucyjnego rozwiązania, które uleczy teraz wszelkie nasze bolączki.
Najlepszym sposobem sprawdzenia czy proces się przydaje jest… usunięcie go 🤐 Jeśli wysyłamy przykładowy raport ze statusami projektów – przestańmy go wysyłać i zaczekajmy na pytania. Nie mamy odwagi? To spróbujmy inaczej sprawdzić czy jest używany – rozmowy, ankiety, statystyki kliknięć itd. Jeśli nadal jest potrzebny, to kolejnym krokiem może być np. optymalizacja procesu – jakaś forma automatyzacji, poprawienia formy, wyciśnięcia z niego tylu wartości ile to możliwe itd.
Podsumowanie
Nikt tego nie lubi, wszyscy to robimy. Tworzymy biurokratyczne, upierdliwe rozwiązania, nadmierne procesy, dodatkowe zasady. Często nie zdajemy sobie z tego sprawy, że niepotrzebnie komplikujemy system. Zatem pierwszy krok to w ogóle zauważenie problemu. Kolejne to jego usuwanie. Jednak nie wolno nam zapomnieć o szerzeniu wiedzy w zakresie problemu nadmiernych procesów. Bez edukacji, problem wróci do nas bardzo szybko.
Podobne wpisy
- O marnowaniu #2 – Nadprodukcja – niepotrzebne funkcjonalności
- Kanban to coś więcej niż myślisz
- Dokumentacja daje złudne poczucie kontroli
W poście użyto grafik / zdjęć: Dom J.