Planowanie kwartału i wizualizacja – w 6 krokach

Autor: 27/04/2020 7 maja, 2020 Artykuły, Praktyka
planowanie kwartalne wizualizacja blog post

Pewien fajny zespół planował swoje projekty na kolejne kwartały roku. Standardem jednak było to, że na koniec takiego okresu, znaczna ich część nie była ukończona i musiała zostać przeniesiona na kolejny lub porzucona. Planowali zbyt dużo, w porównaniu z tym ile mogli zrealizować. Nikt w zespole nie czuł się z tym dobrze i chcieliśmy temu zaradzić. Udało nam się to m.in. za pomocą wizualizacji. W tym poście opisuję jak zmieniliśmy proces planowania dla tego zespołu ☀️

Słowem wstępu, tło sprawy 🕵️‍♂️

Kończył się kwartał, zaczynał kolejny. Zespół chciał zaplanować swoje prace. Nie było to jednak łatwe, bo było kilka problemów:

  • Co zrobić z rozpoczętymi inicjatywami, których nie udało się ukończyć na czas?
  • Co zrobić z inicjatywami, których nie udało się nawet rozpocząć?
  • Jak mają się do tego zupełnie nowe pomysły?

Gdy zostałem poproszony o wsparcie tej ekipy, to szybko udało nam się wspólnie zidentyfikować drobne usprawnienia, które pomogły im w kolejnych planowaniach. Zaczęliśmy od rozmów o tym jak proces wyglądał do tej pory. Nie mogliśmy nie planować w ujęciu kwartalnym – na tamten moment było to wpisane w pracę organizacji, która oczekiwała określenia zestawu projektów na 3 miesiące.

W sporym uproszczeniu, proces wyglądał tak, że menedżer zespołu, kilka tygodni wcześniej, dyskutował z interesariuszami o ich potrzebach, potem przychodził do zespołu z zestawem takich potrzeb i pomysłów na projekty, opowiadał o tym (np. w formie prezentacji). Zespół następnie analizował sposoby ich realizacji, kolejność wykonywania. W tym wszystkim nie szacowano rozmiaru projektów i akceptowano ich listę bez uwag.

Planowanie projektów w nowej wersji – 6 kroków

Ponieważ wszyscy byli super otwarci i chętni na eksperymenty, to od razu zaczęliśmy wprowadzać usprawnienia. Jednym z nich była bardzo prosta i cudownie efektywna wizualizacja listy projektów i ogólnego planu na kwartał. Wyglądało to tak:

#1 Menedżer przynosił listę pomysłów na projekty – ich nazwy zapisaliśmy na kartkach A4. 

#2 Zespół zapisywał także swoje pomysły na projekty i je zapisywaliśmy na takich kartkach.

#3 Wszystkie kartki położyliśmy w jednym miejscu na stole, losowo pomieszane, jedna obok drugiej – tworzyły nasz “Worek z pomysłami”.

#4 Następnie każdy członek zespołu stawał przed pytaniem “Jaka jest kolejność projektów, od najważniejszego do najmniej ważnego?”. Po 2 minutach zastanowienia, jedna osoba po drugiej, wg kolejności,  podchodziła do stolika i miała do wykonania ruch, którym mogło być: 

  • Wybranie jednego projektu z “Worka pomysłów” i położenie kartki z jego nazwą w części “Plan na kwartał”, odpowiednio względem wcześniej położonych (nad, pod, między) – to co miało być ważniejsze było wyżej, to co mniej ważne niżej. Oczywiście pierwsza kartka ląduje po prostu w “Planie na kwartał”, w dowolnym miejscu.
  • Jeżeli na stole było już kilka kartek, to można było także zmienić ich kolejność, przesuwając jedną z nich wyżej lub niżej, zamiast dobierania nowej. W ten sposób można zmienić decyzje poprzedników, co niekiedy wywoływało kontrowersje :)

#5 Gdy z pierwotnej grupy projektów przesunęliśmy już wszystko, to jeszcze zrobiliśmy 3 rundy z możliwością przesuwania kolejności.

W trakcie tej “zabawy”, nie wolno podważać decyzji poprzednika, ale można zadawać pytania z prośbą o wyjaśnienie, np. “Dlaczego uważasz, że ten projekt jest ważny?”. Niezależnie od pytań itp., każdy ma prawo arbitralnie decydować co jest najważniejsze i umieścić dowolną kartkę, w dowolnym miejscu. 

#6 Na koniec zostaje to co lubię najbardziej. Dyskusja o tym gdzie ciąć ✂️ Tak, tak – pamiętajmy, że zespół planował zbyt dużo, nie kończył tego co zaplanował. To teraz czas wyrzucić część inicjatyw, w bliżej nieokreśloną przyszłość 🧹

Zatem wszyscy wspólnie rozmawiali o tym, gdzie miała przebiegać linia, która oddzielała to do czego się zobowiążą na 3 miesiące, a to co odłożą na później. Ten krok lubię najbardziej, bo zmusza do prawdziwej rozmowy o planie, o tym co osiągalne i ważne. Ludzie też naturalnie zadają sobie pytania o rozmiar projektów, bez konieczności dokładnego szacowania. W wyniku tej rozmowy można zdecydować się przesunąć jeszcze wybrane kartki – nierzadko okazuje się, że inicjatywa w środku jest bardzo duża i w jej miejsce można zrobić 2 lub 3 mniejsze, które dadzą większą wartość. Gdy zdecydowano się gdzie przebiega ta granica, to fizycznie ją rysowaliśmy (można też rozdzielić po prostu górę od dołu, rozsuwając grupy kartek).  Ten fizyczny element oddzielania projektów zaplanowanych od tych, które nie zostaną najpewniej podjęte jest ważny – jest takim symbolicznym aktem, który pomaga pogodzić się z faktem, że nie wszystko można zrealizować i pomaga skoncentrować się na tym co zostało zaplanowane.

Taka prosta sesja trwa niedługo, do 60 minut. Zmienia ona kilka rzeczy:

  • Zespół ma realną możliwość dyskutowania o priorytetach.
  • Każdy czuje, że ma pewien wpływ na przyszłość.
  • Zespół zobowiązuje się do konkretnego planu, którego realność sam określa poprzez odcinanie projektów – plany, do których sami się zobowiążemy trochę nam łatwiej wykonywać, niż gdy przychodzą z góry i nie decydujemy o nich.
  • Menedżer dostaje argumenty od samego zespołu, do ewentualnych rozmów z interesariuszami o priorytetach – rozumie ich zdanie, ma więcej danych od specjalistów, którzy pracę będą wykonywać.

Podsumowanie

Już w pierwszym kwartale było widać poprawę w tym zespole. Cały ten okres było łatwiej ogarnąć, a procent zrealizowanych projektów był większy. Przez to wzrosło poczucie kontroli nad sytuacją i zadowolenia z dotrzymanych zobowiązań. Oczywiście nie jest tak, że to wynik jedynie wizualizowania planu, bo ta wizualizacja była tylko jednym narzędziem – dużo rozmawialiśmy i ustalaliśmy zasady postępowania z projektami w kwartałach, zmienialiśmy inne części procesu. Jednak pewnym jest, że taka wizualizacja bardzo fajnie pozwala rozpocząć dobre rozmowy o planach, a to pierwszy krok do naprawy takiego problemu.

Nie przegap kolejnych fajnych, praktycznych pomysłów! 🤓

Zapisz się na newsletter

Dodaj komentarz