ustalanie zasad wspolpracy working agreement blog post

Ustal zasady współpracy z zespołem – prosty sposób na spotkanie

Takie tam

Pewnie wiesz, że to bardzo ważne, aby ustalić zasady współpracy z każdym zespołem (pisałem o tym w tym poście) – m.in. po to, aby uniknąć rozczarowań i niepotrzebnych konfliktów. Jak jednak ustalić takie zasady? Mam na to prosty sposób.


Najprostsza droga to zebranie wszystkich do jednego pokoju i szybka wymiana oczekiwań, pomysłów itp. – innymi słowy, spotkanie. Poniższa wersja zajmuje około 60 minut (do 90 jeśli dyskusje są burzliwe ^_^).

Co Ci potrzebne i jak zacząć?

Do przeprowadzenia takiej sesji potrzebujesz:

  • dobrego zespołu 😎
  • postitów (karteczek) i mazaków (chyba, że korzystasz z tablicy online)
  • sporego rozmiaru białej tablicy lub arkuszy papieru (flip chartów)

W ramach przygotowania trzeba jeszcze narysować tabelę na wspomnianej tablicy. Tabela powinna składać się z

  • 3 kolumn, posiadających odpowiednio nagłówki: „Ja”, „Lider”, „Reszta zespołu”
  • 3 wierszy, które będą odpowiednio zaczynały się od: Narzędzia, Ludzie, Pozostałe

Uwagi:

  • podane nazwy kolumn są tylko przykładami; służą one do tego, aby wyróżnić role, wobec których będą określane oczekiwania itp.; w Twoim zespole mogą być inne, może nie być lidera itp.
  • to samo dotyczy wierszy – podałem Ci tylko przykładowe obszary wpisane po to, aby ułatwić wypisywanie oczekiwań i zasad współpracy; pasować będą do większości zespołów; może Ty jednak wolisz ułozyć np. „Komunikacja”, „Atmosfera”, „Technologia”, „Produkt”? Albo w ogóle nic nie wpisywać tylko wrzucić wszystko do jednego worka? Te etykiety mają tylko podpowiadać gdzie szukać pomysłów.
  • na takiej tablicy dobrze mieć tzw. „parking” – czyli przestrzeń, do której będziecie wrzucali tematy, które trzeba omówić, ale się nie zmieszczą w czasie, są niezwiązane bezpośrednio lub zbyt złożone, aby to zrobić szybko.

Przebieg takiej sesji

Sprawa jest dość prosta – wypisujemy swoje oczekiwania, pragnienia, standardy, które dotyczą odpowiednio ról (kolumny) oraz obszarów (wiersze). Innymi słowy odpowiadamy na następujące pytania:

  • Czego oczekuję od poszczególnych ról (lidera, reszty zespołu itd.)?
  • Czego zespół może oczekiwać ode mnie? (kolumna „Ja”)

Oczekiwania te wypisujemy na postitach. Nie przyklejajcie ich od razu, zaczekajcie aż każdy przygotuje sobie listę swoich pomysłów. Macie na to 10 minut.

Potem każdy po kolei podchodzi do tablicy, przykleja karteczki i ewentualnie wyjaśnia szczegóły (jeśli jest coś niezrozumiałego). Gdy coś już padło wcześniej to łączymy, doklejając jedną karteczkę do drugiej.

Może się zdarzyć, że ktoś będzie miał ciekawy pomysł, który wymaga szerszego omówienia. Na te potrzeby jest przygotowany „parking”, o którym pisałem wyżej. Moderuj dobrze dyskusje, ucinaj gdy trzeba, reaguj – najważniejsze jest to, aby zespół miał chociaż podstawy swojego „kontraktu”. Unikaj sytuacji, w której rozgrzebiecie pełno skomplikowanych tematów i wyjdziecie bez konkretu. Tematy skomplikowane można omówić na specjalnie im dedykowanym spotkaniu itd.

Gdy już wszyscy przykleili swoje karteczki, dajcie sobie 2 minuty na przeczytanie po raz ostatni treści, które się tam znalazły.

Uśmiechnij się, już zaraz koniec :)

Potem moderator zadaje pytanie: czy jest na tej tablicy cokolwiek z czym ktokolwiek się nie zgadza i nie chciałby aby to było częścią zawartego kontraktu? Gdyby był taki element, należy go usunąć lub przenieść do parkingu (celem późniejszego omówienia). Chodzi o to, aby na tablicy znajdowały się rzeczy, na które zgadza się każdy.

Następnie należy podsumować sesję, w stylu: „to jest Wasz wspólny kontrakt, w którym zdecydowaliście, że… (moderator podsumowuje ustalenia)”. Warto jeszcze zebrać podpisy od każdego – bardzo fajnie to może zadziałać na poziom zaangażowania w późniejsze wywiązywanie się z kontraktu.

Już wiesz jakie to łatwe – podsumowanie

Nie jest to trudne, prawda? Godzi się, abyście za jakiś czas (np. 3 miesiące) wrócili sobie do kontraktu i sprawdzili czy na pewno pracujecie zgodnie z nim. Może być to dobry pomysł na Retrospektywę.

Taki szablon spotkania jest dość elastyczny, nie bój się eksperymentować – zmieniaj kolumny, wiersze, kolejne kroki.

Dodatkowo możesz sprawdzić też pomysł znajdujący się na Scrum inc. – narzędzie „Team Working Agreement Canvas”, z którego tez można skorzystać –  ździebko bardziej rozbudowane i szczegółowe.


Chcesz więcej nietuzinkowych treści od K85.pl? 🎉

Zapraszam Cię na mojego fejsbuka oraz do zapisania się na newsletter.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *